Mitä osallistaminen tarkoittaa?

Osallistaminen ja yhteiskehittäminen ovat olennaisia ihmislähtöisessä kehittämistyössä. Palvelumuotoilu tarjoaa erinomaisia menetelmiä ja toimintamalleja, joiden avulla eri sidosryhmät voidaan tuoda mukaan ja osallistaa muutoksen suunnitteluun sekä aikaansaamiseen. Palvelumuotoilussa ihmislähtöisyys tarkoittaa, että kaikki ne, joiden elämään ja arkeen ratkaisu vaikuttaa, pääsevät osallistumaan suunnitteluprosessiin ja ilmaisemaan tarpeensa, joihin pyritään vastaamaan kehittämällä yhdessä toimivia ratkaisuja.

Osallistamisella tarkoitetaan avoimen kehittämisen puitteiden luomista, jossa ratkaisuja ei synny vain suunnittelijoiden toimesta, vaan ne muotoutuvat yhteisessä tekemisessä eri osapuolten kanssa. Osallistaminen on keskeinen osa yhteiskehittämisen onnistumista ja sitouttaa sidosryhmät kehittämiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen.

Vaikka termi ”osallistaminen” on ajoittain kiistanalainen, erityisesti julkisten palveluiden piirissä se on vakiintunut puhekieleen. On tärkeää ymmärtää, että osallistaminen tarkoittaa laajempaa ajattelun ja toiminnan muutosta siinä, miten kehittämistä ja muutoksia viedään käytäntöön. Osallistaminen ei ole irrallinen tai yksittäinen osa kehittämistä, vaan sen tulee olla suunniteltu ja johdettu toimintatapa. Tavoitteena ei ole pelkästään osallistujien aktivoiminen, vaan kaikille mielekkään yhteiskehittämisen mahdollistaminen.

Sudenkuoppa 1: Osallistaminen tehdään vain näön vuoksi

Osallistamisen tarkoitus tulee olla selkeä – se ei saa olla vain muodollisuus tai näön vuoksi tehty osio projektisuunnitelmassa. Jos osallistamiseen ei sisälly aitoa halua kuulla ja hyödyntää osallistujien näkemyksiä, on osallisuuden kokemus luultavasti pinnallinen ja epätarkoituksenmukainen.

Miten vältät sen: Muodosta osallistumisesta kokonaisvaltainen kokemus ja kerro avoimesti osallistujille, missä he ovat mukana. Hyödynnä käyttäjälähtöisyyttä osallistamisen suunnittelussa – miten osallistuminen olisi kaikille mielekästä ja tarkoituksenmukaista.

Sudenkuoppa 2: Osallistuminen ajoitetaan väärin

Osallistaminen on olennainen osa palvelumuotoilua ja yhteiskehittämistä, mutta sen tulee tapahtua oikeassa vaiheessa ja oikeista syistä. Jos osallistaminen tapahtuu vasta siinä vaiheessa, kun suunnitelmat ja ideat ovat jo pitkällä, osallistujilla ei ole todellista mahdollisuutta vaikuttaa. Aidosti vaikuttava osallistaminen tuo osallistujat mukaan alusta alkaen ja antaa heille mahdollisuuden vaikuttaa lopputulokseen.

Miten vältät sen: Osallistaminen täytyy tehdä oikea-aikaisesti, jotta se tuo todellista lisäarvoa kehittämistyöhön. Varmista, että osallistaminen tapahtuu tarpeeksi varhain, sinulla on mukana oikeat osallistujat ja osallistamisen tulokset tulevat käyttöön.

Sudenkuoppa 3: Osallistujien määrä korvaa osallistamisen laadun

Osallistamisen laadun tulisi olla määrää tärkeämpää. Julkisessa palvelukehittämisessä on joskus tarpeen varmistaa, että kaikki saavat mahdollisuuden osallistua, mutta suuri osallistujamäärä voi johtaa siihen, että osallistaminen jää pinnalliseksi ja tulokset eivät ole syvällisiä. Tällöin myös hiljaisempien yhteiskehittäjien tai palvelua ei käyttävien osallisuuden toteutuminen voi olla vaakalaudalla.

Miten vältät sen: Laadukas osallistaminen edellyttää keskittymistä syvälliseen vuorovaikutukseen ja ymmärrykseen osallistujien tarpeista sen sijaan, että pyritään keräämään mahdollisimman paljon pinnallisia mielipiteitä tai ideoita. Jos osallistettavia on laaja joukko, kannattaa erityisesti keskittyä suunnittelemaan, että missä vaiheessa kehittämisprosessia kukakin tulee mukaan ja millä menetelmillä.

Sudenkuoppa 4: Osallistaminen on liian palvelu- tai organisaatiokeskeistä eikä huomioi osallistujien arkisia tarpeita

Osallistaminen ei saa olla liian palvelu- tai organisaatiokeskeistä, vaan sen tulisi keskittyä osallistujien tarpeisiin ja kokemuksiin. Palveluntarjoajan tulisi olla aidosti kiinnostunut osallistujien arjesta ja siitä, miten heidän elämäänsä voidaan helpottaa. Jos osallistaminen keskittyy liikaa palvelun tai organisaation oman toiminnan yksityiskohtiin, se ei välttämättä tavoita osallistujien todellisia tarpeita ja jää tehottomaksi.

Miten vältät sen: Tiedosta milloin on kyse organisaation sisäisestä kehittämisestä, johon on tärkeämpää osallistaa työntekijöitä kuin asiakkaita. Huomioi tavat ja toimintamallit, joita organisaatiolla on osallistamiseen – kasvata näkökulmaa osallistamiseen niistä lähtökohdista. Osallistujat motivoituvat oman arjen parantamisesta, eivät organisaation ongelmien ratkaisemisesta.

Sudenkuoppa 5: Väärät menetelmät johtavat pinnallisiin tuloksiin

Osallistamisen menetelmät on valittava huolellisesti. Menetelmän tulee sopia kohderyhmälle ja tilanteeseen, ja sen on oltava riittävän syvällinen, jotta se tuottaa merkityksellistä tietoa. Esimerkiksi kyselylomakkeet tai yleinen keskustelu eivät usein riitä syvällisen ymmärryksen saavuttamiseen.

Miten vältät sen: Luovat ja vuorovaikutukselliset menetelmät auttavat tuomaan esiin osallistujien todellisia tarpeita ja näkemyksiä, jotka tarjoavat arvokasta tietoa kehittämistyöhön. Kokeile kuvaamiseen ja tekemiseen keskittyviä menetelmiä kertomiseen pohjautuvien menetelmien rinnalla.

Sudenkuoppa 6: Osallistujien rekrytointi ja ympäristön valinta laiminlyödään

Osallistumisen onnistuminen riippuu oikeiden osallistujien valinnasta ja siitä, missä ja miten osallistaminen toteutetaan. Jos osallistujien rekrytointi tehdään huolimattomasti, mukaan voi päätyä vääriä henkilöitä, jolloin osallistamisen tuottama tieto ei ole relevanttia. Lisäksi osallistamistilaisuuden ympäristön tulee olla osallistujille mahdollisimman helppo ja luonteva. Jos osallistujien odotetaan saapuvan tiettyyn paikkaan tiettyyn aikaan, voi se nostaa osallistumiskynnystä.

Miten vältät sen: Parempi vaihtoehto voi olla mennä sinne, missä kohderyhmän jäsenet jo valmiiksi liikkuvat tai oleilevat. Näin osallistaminen voidaan toteuttaa matalammalla kynnyksellä ja siten tavoittaa aidosti oikean kohderyhmän edustajat. Älä siis jää odottamaan, että osallistujat löytävät sinut, vaan löydä sinä heidät.